Dilemma: Archiefvernietiging direct op locatie of laten uitvoeren door een inzamelaar?

Ongeveer 80% van het kantoorafval bestaat uit papier. Een gedeelte van dit papier bevat vertrouwelijke gegevens. Deze vertrouwelijke documenten mogen niet bij het oud papier weggegooid worden. Wanneer dat wel gebeurt ben je als bedrijf in strijd met de AVG wetgeving en kan vertrouwelijk informatie op straat komen te liggen.

Vertrouwelijke documenten zoals facturen, belasting aangiften, begrotingen en vertrouwelijke gegevens waar de wettelijke bewaarplicht van is verlopen, moeten vakkundig worden vernietigd. Dit kan op twee manieren. U kunt zelf het papier ter plekke versnipperen met behulp van een papierversnipperaar of u laat het afvoeren en vernietigingen door een erkende inzamelaar.

Beveiligde rolcontainers en vernietiging door de inzamelaar

Afvalinzamelaars kunnen u voorzien van beveiligde rolcontainers met een brievenbusgleuf. Alleen de CA+ gecertificeerde inzamelaar heeft hiervan de sleutel.

Wat is CA+ gecertificeerd?

De CA+ norm is in 2004 door de Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie (FNOI) opgesteld. CA+ is het keurmerk waar je als inzamelaar van vertrouwelijke gegevens en archief aan moet voldoen. Volgens CA+ norm betekent dat vertrouwelijke documenten binnen 24 uur na inzameling vernietigd moeten zijn volgens een gesloten vernietigingsproces. Een CA+ gecertificeerd vernietigingsbedrijf is getoetst op de richtlijnen van de certificering. Deze richtlijnen gelden voor het gehele vernietigingsproces, waaronder de inzamelmiddelen, inzameling, transport en vernietiging van de documenten. Wastenet werkt uitsluitend met CA+ gecertificeerde inzamelaars.

Het proces

Het inzamelproces gaat in dit geval als volgt. Er wordt een rolcontainer bij u geplaatst (bij Wastenet worden deze gratis geplaatst!), voorzien van een brievenbusgleuf waar het vertrouwelijke papier in kan worden opgeslagen. Van te voren spreekt u met de inzamelaar af hoe vaak de container wordt geleegd. Dit kan variëren van 2x in de week tot 1x in de vier weken. Vervolgens wordt de rolcontainer geleegd door een afgesloten vrachtwagen met een beveiligde sluitklep. De wagen is zo gebouwd dat het voor onbevoegde niet mogelijk is om bij het vertrouwelijk materiaal te komen.  Na het vervoeren worden de gegevens opgeslagen in een afgesloten en beveiligde ruimte totdat de vernietiging plaatsvindt. Hierbij wordt het vertrouwelijke papier onleesbaar versnipperd en gerecycled tot nieuw papier. Achteraf kan er een garantiecertificaat worden verzonden.

Het voordeel van deze service is dat alle werkzaamheden uit handen wordt genomen. Het enige dat u hoeft te doen is het papier weg te gooien zoals u dat normaal gesproken ook zou doen. Het plaatsen en wisselen van de container en de inzameling, vernietiging en verwerking wordt door de inzamelaar geregeld.

Containers archiefvernietiging

All-in service papiervernietiging op locatie

Wanneer u veel vertrouwelijk papier heeft, maar dit liever direct wilt vernietigingen, kunt u ook kiezen voor papiervernietiging op locatie. Het voordeel hiervan is dat de gegevens geen lange transportroutes door hoeven en niet terechtkomen in een tussenopslag. Bij Wastenet kunt u hiervoor gebruik maken van een all-in service. Wij leveren hoogwaardige IDEAL papierversnipperaars die de documenten direct vernietigen. Het versnipperde kantoorpapier wordt opgevangen in een rolcontainer die onder de versnipperaar past. De rolcontainer is voorzien van een sensor. Als de container vol is, geeft de sensor een signaal af, waarna de container binnen één week door Wastenet wordt geleegd.  Het versnipperde papier wordt daarna gerecycled tot nieuw papier.

Het voordeel van papiervernietiging op locatie is dat de gegevens direct onleesbaar worden versnipperd. Dit is 100 procent AVG proof, waardoor de gegevens ten alle tijden beschermd zijn. Hierdoor loopt u geen risico en kan er dus onmogelijk een informatielek ontstaan.

Meer informatie all-in service In-Huis Archiefvernietiging

Recycling vertrouwd papier

Het ingezamelde papier is na vernietiging of versnippering onleesbaar klein geworden. Daarna wordt het papier vermengd met water, waardoor er pulp ontstaat. Hier worden de nietjes, plakbandresten of paperclips  verwijderd via een zeeftechniek. Door luchtbellen wordt de inkt naar boven gedreven en verwijderd van het papier. Na het drogen en eventueel bleken van de pulp is het klaar om gebruikt te worden voor het maken van nieuw papier.

Wilt u meer informatie over het inzamelen van vertrouwd papier? Neem vrijblijvend contact met ons op.